确定财务外包的边界是确定哪些业务可以外包,哪些业务必须自己来做。任何一个企业不论规模大小实力强弱,都拥有其核心技术和优势资源。任何产品和服务的生产都牵涉到一系列的活动, 核心职能业务需要其他非核心业务的支持。如果拟外包的职能对其核心竞争能力、核心控制力起着举足轻重的作用,构成长期战略的一部分,不宜为了短期目标实施外包策略。 也是说,决定是否外包的时候,不能过分强调短期效益。
因此,企业在实施财务外包策略时,要充分考虑其自身的财务管理能力和可能涉及到的商业机密及潜在的风险,合理确定财务外包边界,权衡利弊轻重,将财务中的弱势资源外包出去,同时保证外包策略的实施不会损害其它部门的利益或影响企业的战略规划。
财务外包可以分为2种情况:
1、将整个财务管理活动根据企业的需要分解成各个模块,将这些模块中企业不擅长管理或不具有比较优势的部分外包给具备水准的机构处理。比如,企业有出纳、仓管,将总账会计或者核算会计工作外包;企业有出纳、会计,将会计主管或财务经理的工作外包;企业有财务部,将内部审计工作外包。
2、将某些细分的模块外包,比如往来账款管理、费用报销、财务报告、工资核算、固定资产管理、报表系统、纳税申报等模块外包出去。
财务与会计部门是一个综合性的部门,其他各部门的工作都需要财务会计部门频繁的信息支持。一旦将财会部门外包出去,很可能面临决策制订过程失去控制,缺乏有效的沟通渠道的局面。企业在与外包伙伴打交道时,应能始终保持与客户、供应商之间良好的关系。双方在利益共享的基础上,要制定可行的服务条款、风险控制要求、资金回笼指标、费用节约指标和利益分配机制,在此基础上建立一体化的运作体系,并不断改进双方合作的深度与广度,持续提升在外包状态下的财会管理水平。
财务中的某些流程外包,必然会给管理者节省一些时间,管理者可以利用这些时间去关注企业的主营业务,提高管理质量。而且,财务外包打破了财务管理的空间、时间界限,实现财务工作的在线办公,大大提高了工作效率,准确及时的财务信息可以使企业决策更加科学,更为迅速地应对市场的变化。
财务外包不仅能够降低成本,而且有利于人事管理。由于财务部门的性,许多岗位不能,只能分设,如出纳不能兼会计档案管理工作等;财务部门为了防范风险,还需定期进行岗位轮换或强制休假;财务软件运行和维护也需要一定数量的IT人员。因此,一般企业的财务部门人员较多。人员越多,人际关系越复杂,越不利于人事管理。外包后,不仅可以减少大量的相关业务人员;而且也避免了由于员工的工作情绪、伤病事假而引起的人员更换带来的工作不连贯,了人事经理甚至总经理为管理这些人员花费的时间和精力,他们可以利用这些时间更好地协调、管理现有的人力资源管理工作。
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